文/楊研美杭州九源基因工程股份有限公司
制度流程體系建設是確保企業依法合規經營的根本途徑。在企業管理實踐中，合規管理體系建設需要以制度為載體，以流程為抓手。合規管理的核心在于嚴格遵守法律法規和內部規章制度，并從其中提煉出合規要點，融入企業日常的工作流程之中。
企業制度流程在制定和實施過程中存在的問題
制度細化和延伸不足，行文規范性較差。在實踐中，行文不規范的現象普遍存在，已嚴重影響了制度執行效果。目前，有一部分文件未嚴格遵循編寫要求、層級符號使用混亂，甚至還缺少解釋權歸屬、執行日期等必要條款，制度名稱也未能準確體現其層級和效力，都以“XX制度”命名，而不是按照制度的效力和層次，分別命名為章程、規定、管理辦法、實施細則等。此外，在制度的更新修訂過程中，忽視既有的制度層級，造成新舊制度體系的不統一。
工作流程中職責不明確，上下游脫節。有的部門在制定流程時，未能準確把握各個環節的重點，無法有效判斷風險點。同時，各審批崗位的職責模棱兩可，流程構建往往僅停留在形式上的審批，而缺乏實質性的職責分配，而對于工作流程上下游崗位設置也缺乏清晰的認知，導致在實際執行過程中出現了大量形式化、草率審批的現象。
制度流程的執行不受控，違規問責機制弱化。盡管制定出科學合理的制度是企業管理的首要步驟，但讓制度和流程在制定后得以有效執行才是關鍵。在實際管理中，制度流程的執行效果并不理想，要歸結于以下幾個因素：制度流程制定不透明、不細致，或者與企業的管理環境不匹配，導致可操作性差;制度和流程在頒布后缺乏有效宣傳，導致執行層員工對其了解不足或理解不深刻，直接影響執行效果;制度流程的執行效果與管理層的重視程度是密不可分的，因為一些外界因素，管理層輕易“開綠燈”，會讓員工認為制度是否要執行需要根據管理層的態度來決定;缺乏有效的監督機制，違規成本低，問責機制弱化，導致員工執行過程中缺乏動力。
企業落實制度流程的建議
強化制度管理，規范制度內容。在制度管理方面，首要任務是優化頂層設計，按照現代企業制度框架，明確制度建設的層級，并指定主管部門，以持續推動企業的制度建設。根據股東會、董事會、監事會、經理層四個層次的職能權限，制定層次分明、位階清晰的制度體系，包括章程、規定、管理辦法、實施細則等，以建立決策、執行、監督三位一體的制度保障。同時，為提升制度管理的有效性，需要建立制度的全壽命周期管理程序，對制度的立項、起草、審核、審批、發布、監督、評估、修訂、廢止等各個環節實施全過程管理，通過持續改進確保制度的有效執行和不斷優化。
設立評審組織，發揮審核作用。為確保企業制度體系的科學性、有效性和合規性，可以建立制度建設管理委員會，設立制度建設主要管理部門和崗位。管理委員會的職責是審批企業制度建設的工作規劃、計劃和重大事項，并對企業制度體系及制度文件進行審批;制度建設的主控管理部門全面負責制度體系的建立和完善，包括編制計劃、文件起草、規范性審核、監督檢查等各個環節。在制度從制定到發布的整個過程中，應實行嚴格的審核和審批程序。在審核過程中，企業需要對照相關法律法規、行業規章及既有制度體系等進行檢查，確保其合法合規、完整全面。具體應涵蓋以下幾個方面：
嵌入合規要求，明確崗位職責。企業流程的建設是一個循序漸進，逐步完善的過程。在此過程中，我們需分層級、分重點地逐步開展，并將合規要求嵌入其中。為實現這一目標，企業可以采用專業的流程圖繪制工具，統一格式要求。借助這些工具可以清晰地呈現各部門的作業活動，以及執行重要作業步驟所需的工作指引、業務要點及崗位職責，有利于提高業務運作的效率和準確性，實現業務管理的標準化、規范化。
加強溝通聯系，發揮聯動作用。業務流程上下游相關崗位，可采用定期或不定期交流的方式，增強溝通，以此對職責權限劃分有更清晰的認識，有利于提升管理效率。以“應收賬款”為例，這是國有企業每年壓降兩金的重要指標。在有的企業中，此指標的壓降主要是由財務部門推動，但要真正實現對此指標的控制，需要財務、經營、成本預算等多部門的協同聯動。首先，在合同評審時，企業應關注合同商務條款中的“結算方式、定價、支付方式、賬期”等關鍵信息，這些因素均可能影響應收賬款的管理;其次，財務部門可依托大數據技術，對長期賬齡、壞賬頻發的客戶建立信用風險檔案庫，進行風險提示;最后，對有可能發生壞賬的情況，企業應提前準備，及時通過發送對賬單、對賬表或聯合法務部發送催款函等方式進行催收。若對方未能提供蓋章或簽字確認，則應采用官方郵箱等渠道發送相關文件，為后期可能發生的起訴或談判保留證據。
重視宣貫培訓，培育合規文化。一旦制度和流程制定完成，應即刻組織相關崗位人員進行詳盡的宣貫培訓，使其全面了解制度出臺的背景、每一環節審批的具體內容和深層意義。新制度流程發布后，除在集團網站或群里發布，應由部門負責人對員工進行培訓，對變動條款、關鍵環節進行特別說明，以確保員工深刻理解其重要性和作用。此外，企業文化建設亦不容忽視，合規文化培育應作為企業內生的需求，企業文化的整體生態之中。企業應當引導員工樹立合規意識，遵守國家法律法規和企業規章制度，確保在實際操作中嚴格按照既定流程執行。通過合規文化宣導，企業將進一步提升制度和流程執行的效果，確保企業運營的穩健和高效。
設立監督部門，建立考核機制。“重制定，輕執行”是企業管理中普遍存在的一個問題。制度流程的執行離不開內部監督檢查的推動。首先，從機構設置上應設立獨立的監督部門，保證監督的公平公正。其次，應建立全面的監督檢查制度，采用系統方法評估和確定需要檢查的重點部門、重點領域，并確定檢查的頻次，以便及時發現問題、解決問題。同時，將制度流程的執行情況納入各部門的績效考核范疇，以促進制度的有效執行。
企業合規已成為企業軟實力的重要體現，這不僅源于國家政策的明確要求，更是企業自身發展的內在需要。加強合規管理，要求企業具有清晰的合規理念、完備的規章制度，確保業務流程的順暢與連貫，并培育深厚的合規文化。因此，企業應依托健全的制度框架，以優化業務流程為抓手，將合規管理有機融入企業制度和流程，并堅持制定和執行并重，這是合規建設的根本出發點。
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