文/余先梅 貴州開磷有限責(zé)任公司
隨著數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展及其在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用,我國企業(yè)已逐漸邁入數(shù)字化時代。在發(fā)展過程中,企業(yè)會形成大量的檔案資料,這都是企業(yè)的寶貴財富。然而,在數(shù)字化時代,傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)時代變遷以及滿足企業(yè)發(fā)展需要,因此,企業(yè)必須認(rèn)識到創(chuàng)新檔案管理工作的重要性,不斷提升檔案管理工作成效。
數(shù)字化時代企業(yè)創(chuàng)新檔案管理工作的重要性
提升企業(yè)檔案管理的安全性。在當(dāng)今時代,企業(yè)檔案的數(shù)字化存儲與管理顯得尤為重要。這是因為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在存儲過程中易受自然因素和人為因素的影響,導(dǎo)致?lián)p壞或者是丟失,難以保證資料的完整性和安全性。企業(yè)借助高科技手段和現(xiàn)代化方式創(chuàng)新檔案管理工作,能夠從根本上解決這一問題,確保檔案存儲的安全性。因為企業(yè)在對檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲時,可以進(jìn)行多重備份,即便是有部分檔案出現(xiàn)問題,但企業(yè)仍然可以借助備份數(shù)據(jù)恢復(fù)檔案內(nèi)容,這能有效避免檔案數(shù)據(jù)損毀或丟失,降低對管理工作的影響。
另一方面,企業(yè)還可以借助防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等來有效識別并阻止外界入侵檔案數(shù)據(jù)庫的行為,從而防止黑客攻擊或是病毒感染等問題導(dǎo)致檔案信息泄露。在檔案數(shù)字化管理過程中,企業(yè)還可以進(jìn)行加密管理,保障重要檔案文件的安全。鑒于企業(yè)大量的文書檔案、科技檔案涉及內(nèi)部機(jī)密,一旦泄露將可能帶來重大損失。因此,需要通過加密技術(shù)進(jìn)一步提升檔案文件的安全性,確保只有經(jīng)過授權(quán)的人才能對檔案內(nèi)容進(jìn)行訪問。
提升企業(yè)檔案管理效率。在數(shù)字化技術(shù)的幫助下,企業(yè)的檔案管理工作發(fā)生了顯著變化,運(yùn)作模式更加智能、高效。在過去,紙質(zhì)檔案管理工作較為復(fù)雜,如果需要查找所需資料則會花費(fèi)較長時間,而且容易出現(xiàn)遺漏或是錯誤。但在數(shù)字化時代,這一情況會有所改善,僅需搜索關(guān)鍵詞就能實現(xiàn)對所需檔案文件的篩選乃至精確檢索,極大地縮短了查詢檔案資料的時間。在數(shù)字化時代,企業(yè)訪問檔案數(shù)據(jù)庫不僅更加便捷,而且查閱和修改檔案文件的行為均會被記錄、追溯,這就提升了企業(yè)檔案管理工作的透明度。其間,企業(yè)一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理存在問題,就可以及時與相關(guān)人員進(jìn)行溝通并處理,大大提高了檔案管理的效率。
促進(jìn)企業(yè)檔案信息共享。企業(yè)在數(shù)字化時代的各項工作,通常都會依托信息系統(tǒng)完成,檔案信息也得以用在線或是云端分享的方式傳輸,此舉不僅大幅提升了企業(yè)內(nèi)部人獲取檔案資料的速度和便捷性,更有效規(guī)避了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案傳遞過程中可能出現(xiàn)的時間過度消耗、文件損耗以及遺失等問題。在此基礎(chǔ)上,企業(yè)人員在獲取權(quán)限后,就能夠隨時隨地訪問檔案數(shù)據(jù)庫,充分利用資源。此外,企業(yè)還可以借助檔案電子文檔的在線編輯和共享功能,以最快的速度更新相關(guān)資料,方便企業(yè)內(nèi)部人員在查閱檔案資料時,可以掌握最新動態(tài),如此一來就能大大提高決策的準(zhǔn)確性,促進(jìn)企業(yè)科學(xué)發(fā)展。
數(shù)字化時代企業(yè)創(chuàng)新檔案管理工作的具體方向
創(chuàng)新內(nèi)部檔案管理制度。修訂后的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》明確了企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的目標(biāo)和思路,規(guī)范了電子檔案管理的全流程,實現(xiàn)了對電子檔案、數(shù)字資源的安全保管和有效利用。企業(yè)在此基礎(chǔ)上,結(jié)合數(shù)字化時代企業(yè)檔案管理工作的實際情況,創(chuàng)新內(nèi)部檔案管理工作制度,引導(dǎo)相關(guān)工作人員明確自身職責(zé),適應(yīng)企業(yè)檔案管理工作的新要求,為數(shù)字化時代下檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展提供制度保障。
創(chuàng)新企業(yè)檔案的存儲與管理方式。企業(yè)可以運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù),科學(xué)存儲并有效管理檔案文件,從而使這些檔案資料能夠為企業(yè)決策提供支持。例如,企業(yè)可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)收集和整合檔案資料,并構(gòu)建可擴(kuò)展的檔案存儲及管理架構(gòu);可以借助數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)探尋檔案數(shù)據(jù)中潛在的規(guī)律和關(guān)聯(lián)性,優(yōu)化檔案管理工作;還可以利用智能搜索技術(shù)快速檢索和標(biāo)記檔案。企業(yè)應(yīng)逐步建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫,對內(nèi)部檔案文件開展集中化管理,同時,還要設(shè)立檔案目錄,便于快速查閱檔案資料。
創(chuàng)新檔案信息共享機(jī)制。企業(yè)可以構(gòu)建內(nèi)部檔案信息共享系統(tǒng),根據(jù)檔案性質(zhì)設(shè)置共享范圍和條件,使相關(guān)人員能夠便捷地訪問和共享檔案信息。檔案管理人員還可以在此系統(tǒng)中實時更新檔案資料,幫助他們及時了解企業(yè)最新動態(tài),以便能夠作出科學(xué)的發(fā)展決策。
提升檔案管理的安全性。安全是企業(yè)開展檔案管理工作的基石,尤其是在數(shù)字化時代,企業(yè)檔案管理的安全問題更是不容忽視。一旦檔案管理發(fā)生安全問題,可能會出現(xiàn)無法彌補(bǔ)的損失。因此,企業(yè)應(yīng)逐步構(gòu)建“人防、物防、技防”三位一體的安全防護(hù)體系,切實保障檔案管理的安全性。首先,企業(yè)要制定嚴(yán)格的訪客管控措施,通過身份驗證、分級授權(quán)等方式,確保訪客只有在通過認(rèn)證后,才能獲取檔案信息。其次,企業(yè)要加強(qiáng)檔案室的安全建設(shè)工作。例如,在檔案室安裝電子監(jiān)控系統(tǒng)、安全警報系統(tǒng),并配備滅火設(shè)備等,方便管理人員能夠及時發(fā)現(xiàn)異常情況,并采取相應(yīng)處理措施。同時,企業(yè)還要做好檔案電子文件與紙質(zhì)文件的互相備份和多重備份,并將備份檔案數(shù)據(jù)分別存儲在本地磁盤、外部硬盤以及云端服務(wù)器等處,并及時予以更新,確保恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)的完整性。最后,企業(yè)也要注重更新網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù),防止病毒入侵計算機(jī)系統(tǒng),并采用加密技術(shù)對關(guān)鍵文書檔案、科技檔案等進(jìn)行加密處理,這樣即使出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)被竊取的情況,未經(jīng)授權(quán)的人員也難以知悉其具體內(nèi)容。
企業(yè)的文書檔案、科技檔案等文件是在發(fā)展過程中產(chǎn)生并流傳下來的珍貴資料,對企業(yè)發(fā)展有重大價值。如何妥善保存并利用這些檔案資料,一直以來都是企業(yè)關(guān)注的焦點(diǎn)。近些年,隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷進(jìn)步,越來越多的檔案以電子文本形式呈現(xiàn)。因此,企業(yè)也應(yīng)順應(yīng)數(shù)字化時代發(fā)展的潮流,不斷創(chuàng)新檔案管理工作的方式,以此改善檔案管理工作效果,提升檔案管理的數(shù)字化水平。
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